Come essere più produttivi: trova l'unica cosa che conta

Venerdì sera, chiudi il portatile. In settimana hai spuntato ventitré voci della lista, svuotato la posta due volte, fatto sei call e risposto a tutti su Teams entro cinque minuti. Ti senti stanco come dopo una maratona. Poi ti viene in mente il progetto che conta davvero: la proposta per la promozione, il sito con cui lanciarti da freelance, il corso che dovevi finire entro l'estate. Fermo, esattamente dov'era lunedì. Sei stato occupatissimo. Ma se ti chiedi come essere più produttivi, la risposta non è fare di più. È fare meno, ma la cosa giusta.

La domanda che mette a fuoco

Gary Keller ha costruito una delle più grandi agenzie immobiliari degli Stati Uniti, la Keller Williams Realty. Nel suo libro The ONE Thing, scritto con Jay Papasan, racconta come ci è arrivato.

A un certo punto aveva cominciato a seguire uno per uno i suoi collaboratori migliori. Alla fine di ogni incontro riassumeva le cose che si erano impegnati a fare entro la volta successiva. Molti ne completavano gran parte, ma non quelle che contavano davvero. Così ha cominciato ad accorciare la lista: se puoi fare solo tre cose questa settimana… solo due… Alla fine, quasi per disperazione, è arrivato a una sola domanda:

Qual è l'unica cosa che posso fare questa settimana tale che, facendola, tutto il resto diventi più facile o superfluo?

Secondo Keller, da quel momento i risultati sono letteralmente decollati. E ripensando ai propri successi si è accorto di uno schema: dove era andato forte, aveva concentrato tutto su una cosa sola; dove aveva disperso l'attenzione, si erano dispersi anche i risultati.

L'effetto domino

Per spiegare perché funziona, Keller usa un'immagine. Nel 1983 il fisico Lorne Whitehead dimostrò che una tessera del domino, cadendo, può far cadere un'altra tessera più grande del cinquanta per cento. Nel 2001 l'Exploratorium di San Francisco rifece l'esperimento con otto tessere di compensato: la prima era alta circa cinque centimetri, l'ultima quasi un metro. Un leggero tocco iniziale, e alla fine un tonfo.

Se la sequenza continuasse, la cinquantasettesima tessera arriverebbe quasi a toccare la Luna. Il punto è che i risultati importanti non arrivano facendo tutto insieme, ma una cosa dopo l'altra, nell'ordine giusto. Ogni giorno si tratta di trovare la prima tessera e colpirla finché non cade.

Applicato al lavoro: la prima tessera non è la mail più urgente. È quella cosa che, una volta fatta, rende più semplice tutto il resto. La bozza della proposta che sblocca il confronto con il capo. La pagina principale del sito che ti permette di cominciare a contattare clienti.

Come essere più produttivi: non tutto conta allo stesso modo

Il problema è che la lista delle cose da fare tratta tutto alla pari. La prima voce è semplicemente la prima che ti è venuta in mente. E così la giornata si riempie di compiti che ti fanno sentire attivo, ma non ti portano da nessuna parte. Keller distingue tra la lista delle cose da fare, lunga e dispersiva, e la lista del successo, corta e mirata.

Dietro c'è un'idea che conosci forse con il nome di principio di Pareto, o dell'80/20: una piccola parte di quello che fai produce la maggior parte dei risultati. Il lavoro è trovare quella parte e darle il tempo che merita.

E no, la soluzione non è fare più cose insieme. Nel 2009 lo psicologo Clifford Nass, a Stanford, si aspettava di scoprire che chi fa molte cose contemporaneamente avesse qualche abilità segreta. Divise 262 studenti in due gruppi, chi faceva spesso multitasking e chi no, e li mise alla prova. Il risultato lo sorprese: chi faceva molte cose insieme andava peggio in tutto, ed era il più facile da distrarre con informazioni inutili.

L'appuntamento più importante è con te stesso

Trovata l'unica cosa, bisogna darle spazio. Keller propone di bloccarla in agenda come un appuntamento, e di farlo in un ordine preciso: prima il tempo libero e le vacanze, poi la tua unica cosa, poi il tempo per pianificare. Il riposo viene prima, perché senza di quello non regge nient'altro.

Per l'unica cosa Keller suggerisce quattro ore al giorno, il prima possibile, dopo una mezz'ora o un'ora dedicata alle urgenze del mattino. Se oggi ti sembra impossibile, comincia da un'ora. Anche Stephen King, prima di potersi permettere le sue mattine dedicate solo alla scrittura, ritagliava il tempo dove riusciva: la mattina presto, la sera, la pausa pranzo.

All'inizio ti interromperanno: notifiche, colleghi, «hai un minuto?». Proprio per questo il blocco va difeso come difenderesti una riunione con il tuo capo. Se vuoi un modo concreto per scegliere su cosa concentrarti quando le richieste sono troppe, l'articolo su le troppe cose da fare va proprio in questa direzione.

La tua prima tessera, da trovare oggi

Ti bastano dieci minuti, prima di andare a letto o domani mattina.

1. Fatti la domanda. Qual è l'unica cosa che posso fare domani tale che, facendola, tutto il resto diventi più facile o superfluo? Scrivila in una riga.
2. Bloccale un'ora in agenda, la mattina, prima di aprire la posta. Chiama l'appuntamento con il nome di quella cosa.
3. Difendi quell'ora. Notifiche spente, telefono lontano, porta chiusa se puoi. Tutto il resto aspetta.

Venerdì sera, quando chiuderai il portatile, la lista forse sarà ancora lunga. Ma la tessera giusta sarà caduta. E di solito, dietro, ne cadono altre.