Troppe cose da fare: perché essere più efficienti non ti salverà

Lunedì, otto e mezza. Apri la posta: 47 messaggi non letti. All'una sei a zero, e per un attimo ti senti invincibile. Alle tre ne sono arrivati altri 31, e metà sono risposte alle tue risposte. Intanto la proposta per il nuovo cliente è ferma alla prima pagina, e il progetto da freelance che vuoi lanciare da un anno è ancora una cartella sul desktop. Hai provato Inbox Zero, Notion, il time blocking. Sei più efficiente che mai, eppure hai sempre troppe cose da fare. Non è colpa tua: è una trappola.

La trappola dell'efficienza

Oliver Burkeman, giornalista inglese, ci è cascato per anni. Lo racconta in Four Thousand Weeks, un libro sulla gestione del tempo che parte da un conto brutale: se vivi fino a ottant'anni, hai a disposizione circa quattromila settimane.

Quando si sentiva sommerso dalle mail, Burkeman adottò Inbox Zero, il metodo per svuotare la casella ogni giorno. Funzionò. E scoprì che, quando diventi velocissimo a rispondere, l'unica cosa che succede è che ricevi molte più mail.

Il meccanismo è semplice. Ogni risposta ne provoca un'altra, e se diventi quello che risponde sempre al volo, sempre più persone penseranno che valga la pena scriverti. In ufficio succede lo stesso: se consegni tutto in tempo record, il lavoro in più arriva a te. Il tuo capo non è stupido: perché dovrebbe darlo a qualcuno più lento?

Burkeman la chiama la trappola dell'efficienza: più diventi bravo a smaltire, più arrivano cose da smaltire. Nel 1930 l'economista John Maynard Keynes prevedeva che entro un secolo nessuno avrebbe dovuto lavorare più di quindici ore a settimana. Il secolo è quasi passato. Com'è andata, lo sai.

Il prezzo nascosto: fai benissimo le cose sbagliate

La trappola non riguarda solo la quantità. Quando sei convinto di poter fare tutto, smetti di chiederti se ogni nuova richiesta valga davvero il tuo tempo. Dici di sì a tutto, perché pensi di non dover rinunciare a niente. E la giornata si riempie di cose sempre meno importanti, spesso quelle che fanno comodo agli altri.

Burkeman ammette di essere stato un maestro in questo. Rispondeva subito alla mail dell'ufficio informatico che gli chiedeva di cambiare la password. Intanto il messaggio di un vecchio amico trasferito a Nuova Delhi restava senza risposta, e l'articolo importante che progettava da mesi non partiva mai. Aspettava di avere un po' di tempo libero, dopo aver sgombrato la scrivania dalle cose piccole. Ma la scrivania, ogni notte, si riempiva di nuovo.

Ti suona familiare? Sistemi le mail, chiudi le pratiche veloci, rispondi su Slack: tutto per «liberarti la testa» e dedicarti finalmente a ciò che conta. Quel momento non arriva mai. Si possono perdere anni così, rimandando con metodo proprio le cose a cui tieni di più.

Troppe cose da fare: tre regole per scegliere che cosa conta

Se il tempo non basterà mai per tutto, la vera domanda non è come fare di più, ma che cosa lasciare indietro. Burkeman propone tre principi.

1. Paga prima te stesso. L'idea viene dalla finanza personale: se metti da parte i risparmi appena arriva lo stipendio, non ne senti la mancanza; se aspetti la fine del mese, non resta niente. Con il tempo funziona allo stesso modo. L'illustratrice Jessica Abel ha smesso di cercare spazio per il suo lavoro tra un impegno e l'altro e ha cominciato a disegnare ogni giorno, un'ora o due, prima di tutto il resto. Se c'è una cosa che conta per te, fanne un pezzo oggi, anche piccolo.
2. Limita i lavori in corso. Aprire dieci progetti insieme dà l'illusione di avanzare su tutti i fronti. In realtà, ogni volta che uno si fa difficile, scappi su un altro, e non ne chiudi nessuno. Meglio fissare un tetto: al massimo tre cose alla volta. Ne entra una nuova solo quando ne hai chiusa una.
3. Rinuncia alle priorità a metà. Si racconta che Warren Buffett abbia consigliato al suo pilota di elencare i venticinque obiettivi più importanti della sua vita, tenere i primi cinque ed evitare a ogni costo gli altri venti. Lo stesso Burkeman ammette che la storia è probabilmente leggendaria, ma il punto resta: a rovinarti non sono le cose inutili, ma quelle abbastanza interessanti da distrarti. Come scrive Elizabeth Gilbert, bisogna imparare a dire di no anche alle cose che si vorrebbero fare.

Se ti serve un modo concreto per proteggere quel primo pezzo di tempo, l'anti-agenda di Neil Fiore parte proprio da qui.

Decidi in anticipo in cosa andrai male

C'è un'ultima idea che toglie un peso enorme. Visto che il tempo e le energie sono limitati, in qualcosa andrai comunque male. Tanto vale sceglierlo prima.

Per i prossimi due mesi, magari, la casa non sarà perfetta e in palestra andrai una volta a settimana, perché stai lanciando un progetto. Poi cambierai: rallenterai al lavoro per stare di più con la famiglia. Burkeman lo chiama sottorendimento strategico. Quando sei tu a decidere dove mollare, quel risultato mediocre smette di farti sentire in colpa.

E la sera, invece di guardare la lista di quello che manca, prova a scrivere quella di quello che hai fatto. Parte vuota ogni mattina e si riempie durante il giorno. Ti accorgerai di aver concluso molto più di quanto pensavi.

La tua lista chiusa, da preparare oggi

Ti bastano cinque minuti.

1. Scrivi tutto quello che hai in sospeso su una lista aperta. Sarà lunghissima, e va bene così: non devi smaltirla.
2. Scegli al massimo tre cose e spostale su una lista chiusa. Finché non ne completi una, non ne entra un'altra.
3. Domani mattina, prima di aprire la posta, dedica mezz'ora alla prima delle tre.

Le mail ti aspetteranno, come hanno sempre fatto. La cosa che conta, invece, aspetta da mesi.