Deep work: come concentrarsi davvero sul lavoro che conta

Ore 9:00, apri il documento della proposta da consegnare venerdì. Alle 9:04 dai un'occhiata veloce alla posta. Alle 9:12 arriva una notifica su Teams, alle 9:30 c'è una call che doveva durare un quarto d'ora e ne dura cinquanta. Alle 18 hai risposto a settanta messaggi, hai partecipato a quattro riunioni e la proposta è ferma al titolo. Sei esausto, eppure non hai fatto niente di davvero importante. Se ti riconosci, il problema non è quanto lavori. È che non riesci più a concentrarti sul lavoro che conta. Cal Newport ha un nome per quello che ti manca: deep work.

Lavoro profondo e lavoro superficiale

Cal Newport insegna informatica alla Georgetown University e nel libro Deep Work distingue due tipi di lavoro. Il lavoro profondo è quello fatto in uno stato di concentrazione senza distrazioni, che spinge le tue capacità al limite. Crea valore, ti fa migliorare ed è difficile da replicare. Il lavoro superficiale è fatto di compiti logistici, che non richiedono grande sforzo mentale e si svolgono spesso mentre sei distratto: rispondere alle mail, aggiornare un file, partecipare a una call in cui non devi dire niente. Crea poco valore ed è facile da replicare.

Il guaio è che il secondo si mangia il primo. Newport cita uno studio McKinsey del 2012: il knowledge worker medio passa più del 60% della settimana tra comunicazioni elettroniche e ricerche online, e quasi il 30% solo a leggere e rispondere alle mail. Tom Cochran, all'epoca direttore tecnico di Atlantic Media, provò a contare le sue: in una sola settimana ne aveva ricevute 511 e inviate 284. Anche a trenta secondi l'una, quasi un'ora e mezza al giorno a smistare informazioni.

Perché non riesci a concentrarti sul lavoro: il residuo di attenzione

Forse pensi che un'occhiata veloce alla posta non faccia danni. Sophie Leroy, docente di economia aziendale all'Università del Minnesota, ha dimostrato il contrario.

Nei suoi esperimenti faceva lavorare le persone su una serie di rompicapi con le parole. A un certo punto, ad alcune chiedeva di interrompersi e passare a un compito nuovo e impegnativo: leggere dei curriculum e decidere chi assumere. Ad altre, invece, lasciava finire i rompicapi prima di cambiare. Risultato: chi era stato interrotto rendeva peggio nel compito successivo. Una parte della sua attenzione era rimasta incollata a quello di prima. Leroy lo ha chiamato residuo di attenzione.

Ora pensa alla tua mattina. Ogni volta che controlli la posta vedi messaggi a cui non puoi rispondere subito. Torni alla proposta, ma una parte della tua testa è rimasta lì, sulla mail del cliente o sul messaggio del capo. Moltiplica questo per decine di volte al giorno e capisci perché alle 18 sei stanco come dopo una maratona, senza aver fatto un passo avanti.

La formula del lavoro di qualità

Newport racconta il caso di Adam Grant, che nel 2014 era il più giovane professore ordinario della Wharton School. Grant pubblica a un ritmo che i suoi colleghi considerano quasi impossibile. Secondo Newport non lavora molte più ore degli altri: lavora in un altro modo.

Concentra la didattica in un solo semestre e dedica il resto dell'anno alla ricerca. E quando deve scrivere un articolo si isola anche per tre o quattro giorni di fila, con la risposta automatica attiva sulla posta. «A volte i colleghi si confondono», ha raccontato a Newport. «Mi dicono: ma non sei fuori ufficio, ti vedo in ufficio proprio adesso!»

Dietro c'è una formula semplice: il lavoro di qualità è il prodotto del tempo che ci dedichi per l'intensità della concentrazione. Se l'intensità crolla ogni dieci minuti, puoi lavorare dodici ore e ottenere poco. È lo stesso principio dell'unica cosa da proteggere in agenda: prima scegli cosa conta, poi le dai un tempo in cui nessuno può toccarla.

Come trovare spazio se hai un lavoro normale

Non tutti possono sparire per quattro giorni. Per chi ha un lavoro con orari e riunioni, Newport suggerisce un approccio «ritmico»: un blocco di lavoro profondo alla stessa ora, ogni giorno, così non devi decidere ogni volta se e quando farlo.

L'esempio è Brian Chappell, un dottorando che doveva scrivere la tesi mentre lavorava a tempo pieno ed era appena diventato padre. All'inizio provava a infilare blocchi di novanta minuti dove capitava, e in un anno aveva scritto un solo capitolo. Poi si è dato una regola: sveglia e lavoro alle 5:30, fino alle 7:30, poi colazione e ufficio. Con quel ritmo arrivava a quattro o cinque pagine al giorno, un capitolo ogni due o tre settimane.

Un altro trucco viene da Jerry Seinfeld. A un giovane comico che gli chiedeva consigli disse di scrivere battute ogni giorno e di segnare ogni giorno di lavoro con una grande X rossa sul calendario. Dopo qualche giorno hai una catena. Da lì in poi l'unico compito è non spezzarla.

Il tuo primo blocco di lavoro profondo

Comincia domani mattina. Ti serve solo un'ora e mezza.

1. Scegli il lavoro. Una sola cosa importante e difficile: la proposta, il report, il progetto che rimandi.
2. Fissa il blocco. Novanta minuti, sempre alla stessa ora, segnati in agenda come una riunione.
3. Chiudi tutto il resto. Posta e chat chiuse, notifiche spente, telefono in un'altra stanza. Se serve, attiva una risposta automatica come quella di Grant.
4. Fai la tua X. Alla fine del blocco segna il giorno sul calendario. Domani, non spezzare la catena.

Alle 18 forse avrai risposto a meno messaggi. Ma la proposta non sarà più ferma al titolo.