Lunedì mattina ti sei ripromesso di preparare finalmente la presentazione per il nuovo cliente. Poi il capo ti chiede un dato «entro un'ora», la call delle 11 viene anticipata alle 10, un collega passa per «una domanda veloce» che dura quaranta minuti. Martedì è uguale, e mercoledì anche. Venerdì sera hai spento dieci incendi, ti senti stanco e anche un po' indispensabile. La presentazione la farai di corsa domenica notte, come sempre. Se ti suona familiare, non hai un problema di tempo: hai un problema di confine tra ciò che è urgente e ciò che è importante.
La dipendenza dall'urgenza
Stephen Covey, l'autore di Le 7 regole per avere successo, ha dedicato a questo problema un libro intero, First Things First, scritto con A. Roger Merrill e Rebecca Merrill. La tesi è scomoda: molti di noi non sono semplicemente sommersi dalle urgenze. Ne sono dipendenti.
Risolvere una crisi è stressante, certo. Ma è anche eccitante. Ti senti utile, capace, riconosciuto. Arrivi, sistemi tutto, e il risultato si vede subito. Con il tempo quella scarica diventa un'abitudine, e quando non c'è niente di urgente ti ritrovi a cercare qualcosa da rincorrere pur di restare in movimento. Intanto essere sempre occupati è diventato uno status: se sei pieno di impegni, sei importante.
E l'urgenza è anche un'ottima scusa. «Vorrei passare più tempo con te, ma ho questa scadenza.» «So che dovrei allenarmi, ma adesso proprio non riesco. Magari quando le cose si calmano.» Le cose, ovviamente, non si calmano mai.
Uno dei coautori racconta di un dirigente australiano che, durante un corso, si accorse di colpo di essere dipendente dall'urgenza. Poi guardò il suo vice, che quando era entrato in azienda non era così, e aggiunse: «Non sono solo un dipendente. Sono anche uno spacciatore!»
Urgente e importante: i quattro quadranti
Per uscirne, Covey propone di dividere tutto quello che fai in quattro quadranti.
Nel primo ci sono le cose urgenti e importanti: il cliente furioso, la scadenza di domani, il problema da risolvere subito. È giusto starci, ma molte di queste emergenze diventano tali solo perché le abbiamo rimandate o non le abbiamo prevenute.
Nel secondo ci sono le cose importanti ma non urgenti: pianificare, prevenire i problemi, formarti, preparare bene una riunione, prenderti cura della tua salute e delle tue relazioni. Covey lo chiama il quadrante della qualità. È l'unico che non ti chiama mai: se non sei tu a occupartene, nessuno te lo ricorderà.
Nel terzo ci sono le cose urgenti ma non importanti: tante telefonate, riunioni e interruzioni. Covey lo chiama il quadrante dell'inganno, perché il rumore dell'urgenza crea l'illusione dell'importanza. Spesso, se sono importanti, lo sono per qualcun altro.
Nel quarto ci sono le cose né urgenti né importanti: lo scroll senza fine, le chiacchiere alla macchinetta del caffè. È il quadrante dello spreco, quello in cui ci rifugiamo quando siamo sfiniti dai primi tre.
Le due domande che cambiano la settimana
All'inizio del capitolo Covey fa due domande. Le stesse le ha poste a migliaia di persone.
Qual è l'attività che, se la facessi in modo eccellente e con costanza, avrebbe un effetto molto positivo sulla tua vita personale? E qual è quella che lo avrebbe sulla tua vita professionale?
Quasi sempre le risposte stanno nel secondo quadrante: comunicare meglio, prepararsi meglio, organizzarsi, prendersi cura di sé, cogliere nuove opportunità. E allora perché non le fai? Perché non sono urgenti. Non ti inseguono. Devi essere tu ad andarle a prendere.
Il tempo per farlo, secondo Covey, va preso soprattutto dal terzo quadrante. Del primo non puoi fare a meno, dal quarto sai già che dovresti stare lontano. Ma il terzo ti inganna. Un buon test, quando qualcosa ti sembra urgente, è chiederti: contribuisce a un obiettivo importante? Se la risposta è no, probabilmente appartiene al terzo quadrante.
Prima i sassi grandi
Nel libro c'è una storia che è diventata famosa. Durante un seminario, un docente mette sul tavolo un grande vaso di vetro e lo riempie di sassi grandi come un pugno. «Il vaso è pieno?», chiede. Tutti dicono di sì. Allora aggiunge della ghiaia, che scivola negli spazi tra i sassi. «È pieno adesso?» Poi aggiunge la sabbia, e infine versa dell'acqua.
Qualcuno prova a indovinare la morale: c'è sempre spazio per fare di più. «No», risponde il docente. «Il punto è questo: se non avessi messo prima i sassi grandi, li avresti mai fatti entrare?»
I sassi grandi sono le cose del secondo quadrante. Se riempi la settimana di ghiaia, sabbia e acqua, per loro non ci sarà mai posto. Per questo Covey dice che il punto non è dare una priorità alla tua agenda, ma mettere in agenda le tue priorità. È lo stesso errore che si nasconde dietro la sensazione di avere troppe cose da fare: più spazio liberi, più se ne riempie.
I tuoi sassi grandi della prossima settimana
Ti bastano venti minuti, domenica sera o lunedì mattina.
- Rispondi alle due domande. Una per la vita personale, una per il lavoro. Una riga ciascuna.
- Ripassa la settimana appena finita. Metti ogni attività in uno dei quattro quadranti. Guarda soprattutto quanto tempo è finito nel terzo.
- Scegli due o tre sassi grandi. Per esempio: due ore per la presentazione, due allenamenti, una cena senza telefono.
- Mettili in agenda per primi. Prima delle riunioni, prima della posta, prima di tutto il resto. Poi lascia che ghiaia e sabbia riempiano gli spazi.
Venerdì sera forse avrai spento qualche incendio in meno. Ma la presentazione sarà pronta, e la domenica notte sarà tua.
Qual è quella cosa importante per cui non trovi mai tempo?
Dimmela e proviamo a trasformarla da «prima o poi» a qualcosa che trova davvero spazio nelle tue giornate.